Aarhus bruger millioner på farvel til Word, Outlook og Teams - men ekspert er skeptisk

Aarhus Kommune har indledt en kamp for digital uafhængighed. Det skal ikke være amerikanske tech-giganter, som Microsoft, der ejer alle data og leverer al software, såsom Word, Outlook og Teams.

Derfor blev der også med budgetforliget for 2026 afsat tre millioner kroner årligt over de kommende fire år til at nedbringe udgifterne til it-licenser. Helt konkret har man et mål om, at minimum 25 procent af kontorpakkeløsningerne i kommunen inden 2030 flyttes til en open source-løsning.

Chef for Fælles IT og Digitalisering i Aarhus Kommune Lone Juric Sørensen forklarer, at man i øjeblikket er i den indledende fase.

»Vi er en kortlægnings- og analysefase, hvor vi kigger på, hvad vi selv kan sætte op af nyt og alternativt miljø, altså miljø til blandt andet mail, dokumentdeling og kalender. Og så ser vi på, hvad vi har brug for at en ny leverandør håndterer for os. Så vi er simpelthen i en indledende fase, og det her tager tid,« siger Lone Juric Sørensen.

Kaj Grønbæk er institutleder og professor på Institut for Datalogi på Aarhus Universitet, og han kan godt forstå, at man ønsker at være uafhængig af de amerikanske tech-giganter, som Microsoft, Amazon og Google for at få kontrol over egne data.

»Det handler jo om digital uafhængighed. Ligger al vores data og alle vores offentlige systemer hos de amerikanske tech-giganter, så kan de jo true med at lukke landet ned for at lægge et politisk pres. Men problemet er, at vi er 35-40 år bagud, så det bliver dyrt,« siger Kaj Grønbæk og tilføjer:

»Vi har sovet i timen i Europa. Vi er gode til forskning, men vi har ikke fået skabt de store virksomheder, der kan levere hele pakken.«

Derfor vil Aarhus Kommune skulle have fat i en række forskellige leverandører til at levere den software, som Microsoft i dag tilbyder.

»Det bliver som regel undervurderet, hvor omfattende det er. Der er et eksempel fra delstaten Slesvig-Holsten i Tyskland, som har været i gang i syv år med at finde forskellige leverandører til at matche hele pakken fra Microsoft og få lavet integrationen, så alle systemer kan snakke sammen. Det er en stor mundfuld,« fortæller Kaj Grønbæk.

Mener du, det er realistisk for Aarhus Kommune at reducere med 25 procent på fem år?

»Man kan selvfølgelig gøre det og bør prioritere den kritiske infrastruktur. Men på kort sigt kommer det til at koste mere, end man regner med. fordi der skal laves meget egenudvikling og leverandørforhandling,« siger professoren.

Han kalder det et langt sejt træk, og han mener ikke, at tre millioner kroner om året kommer til at række langt for Aarhus Kommune.

»Jeg synes, at tre millioner årligt lyder som en lille investering. Jeg tror hurtigt, at det bliver spist i form af arbejdskraft, som man skal bruge til omlægningen og til at dække de ekstra udgifter, der vil være, når en masse mennesker skal bruge nye systemer.«

Han mener ikke, at det er så vigtigt, hvilket kontorprogram man bruger, men det vigtige er kontrol over vores data.

»Det er superærgerligt, at vi ikke har nogle konkurrencedygtige alternativer i Europa endnu. Og det vil tage mange år og store investeringer også i at uddanne it-specialister, før vi har løsninger, der er så konkurrencedygtige, så medarbejderne ikke føler, at de benytter et andenrangsprodukt,« siger Kaj Grønbæk, der selv er glad bruger af Apples Mac-computere siden 1987.

»Jeg vil da græde over at skulle smide al amerikansk teknologi her og nu. Jeg har prøvet LibreOffice (open source kontorpakke, red.) og mange forskellige dataløsninger. Men de er desværre oftest bagud i forhold til store amerikanske firmaer. Så vi skal ’steppe up’ i Europa og blive bedre til at lave softwarevirksomheder i stedet for kun traditionel industri,« siger institutlederen.

Går benhårdt efter det

Lone Juric Sørensen anerkender, at det bliver en dyr og vanskelig overgang. Hvor dyr, har hun dog på nuværende tidspunkt svært ved at svare på.

»Der er rigtig mange ting, vi er i gang med at afdække lige nu. Det handler blandt andet om, hvordan vi sikrer, at vi kan dele filer, booke i kalenderen og så videre, mens vi har medarbejdere på forskellige systemer.«

IT- og digitaliseringschefen har også svært ved at svare på, om hun er overbevist om, at målet om de 25 procent kan nås inden 2030.

»Jeg kan ikke lige nu gennemskue, hvor det bliver sværest og hvor det bliver teknisk vanskeligt. Det ved jeg ikke nok om endnu. Men det er en politisk beslutning, som jeg selvfølgelig går benhårdt efter,« siger Lone Juric Sørensen.

Institutlederen på Datalogi mener, at tre millioner kroner er en lille investering - hvilke tanker har I gjort jer om det?

»Det er noget af det, jeg får klarhed over med den her afdækning, vi er i gang med. Jeg vurderer også, at det bliver dyrt, men det er for tidligt for mig at vurdere, hvor langt jeg får den her afsatte pulje til at strække og række. Der vil være for meget gætværk i det på nuværende tidspunkt. Men jeg anerkender den viden, der ligger om, at det er dyrt at lave sådan en teknologisk transition.«

Men de tre millioner er vel ikke grebet ud af den blå luft?

»Det har været en del af det politiske forhandlingsrum. Det er svært for mig præcist at redegøre for, hvorfor man synes, at det var det rette beløb.«

Aarhus Kommune bruger i dag 42 millioner kroner om året alene på Microsoft Office-pakken.