Kommunens papirarkiv er tørret og bragt i sikkerhed

- Der var vandskader på syv flyttekasser fyldt med mødereferater fra de politiske fagudvalg, fortæller Pia Brandtberg, der dengang var chef for borgmesterkontoret. De syv kasser med dokumenter blev afleveret til en ekspertvirksomhed indenfor området, og dokumenterne blev reddet ved nedfrysning og efterfølgende tørring og kunne derefter gemmes for eftertiden. Men adskillige flere kasser med dokumenter lå tilbage i kælderen under rådhuset, Medborgerhuset, den gamle sygekassebygning, samtlige skoler og institutioner, og var derfor i fare for at blive skadet, hvis der igen kom vand i kældrene. På den måde betød de oversvømmede kældre, at opgaven med at gemme kommunens papirarkivalier for alvor kom på dagsordenen. Lokal virksomhed fik opgaven Opgaven med at bevare kommunens arkiv blev sendt i udbud, og Iron Mountain, der er en lokal virksomhed med ekspertise inden for dokumenthåndtering og opbevaring fik opgaven. - Jeg er glad for, at vi har en lokal virksomhed, der kan opbevare vores arkiv tørt og sikkert - og samtidig sørge for, at vi løbende kan få adgang til de sager, vi skal bruge, siger borgmester Helle Adelborg. Arbejdet med at sortere de 3.500 hyldemeter papir i form af f.eks. mødereferater og sager, blev i løbet af i år sat i system, og der blev midlertidigt ansat en bibliotekar til at få styr på mængderne af papir og få inddelt de mange dokumenter i kategorier, så de efterfølgende kan findes og bruges, når f.eks. en medarbejder i miljøafdelingen står og skal bruge en gammel miljøsag. Arkivhotel med overblik Hos Iron Mountain blev de mange kategorier samlet i en database - og hver enkelt arkivkasse forsynet med egen stregkode. På den måde er der blevet skabt overblik over alle kommunens bevaringsværdige papirdokumenter, og når en medarbejder i kommunen skal bruge en sag, kan hun få den leveret af Iron Mountain, der senere henter sagen igen og lægger den på plads i flyttekasserne på arkivhotellet på Stamholmen. Her fylder Hvidovre Kommunes dokumenter cirka 3,5 arkivhylde-kilometer. - Vi sørger for at bibeholde strukturen i arkivet. Når vi får sagen tilbage fra den person i kommunen, den har været lånt ud til, så lægger vi den rigtig tilbage her i arkivet, så vi kan finde den næste gang. Det er noget, vi kan mærke har stor betydning for vores kunder, siger direktør for Iron Mountain, Søren Eltorp. Pia Brandtberg forventer, at der fortsat vil dukke enkelte mindre arkivsager frem, som skal gemmes i en flyttekasse hos Iron Mountain. Men ellers er Hvidovre Kommune nu gået over til elektronisk arkivering og har siden 2009 gemt sager, referater og øvrige dokumenter i et dokumenthåndteringssystem, der hedder Acadre. Udover de mange referater og sager, som Hvidovre Kommune er forpligtet til at gemme, dukkede der også en række andre dokumenter og effekter op under oprydningen i rådhuskælderen. En del af dem var så interessante, at de har fundet vej til kommunens lokalarkiv på Forstadsmuseet. Det drejer sig bl.a. om en LP-plade med Hvidovrevalsen, alle selvangivelser fra 1904 og en logbog fra skoleskibet Jette Jan.