Cykelturen set i den kommunale optik

Hvidovre Kommunalbestyrelse har den 23. november 2015 modtaget en henvendelse fra Statsforvaltningen, Tilsynet, vedr. et teambuildingsprojekt i kommunen i sommeren 2014. Statsforvaltningen anmoder i henvendelsen Hvidovre Kommunalbestyrelse om en udtalelse vedr. kommunens tilkendegivelse om dækning af medarbejdernes skatteudgifter i forbindelse med deltagelse i det pågældende projekt. Statsforvaltningen anmoder i den anledning særligt om, at kommunalbestyrelsen i udtalelsen svarer på, med hvilken hjemmel kommunen vil afholde medarbejdernes udgifter til beskatning som følge af deltagelse i projektet. Baggrund: Sagen omhandler et teambuildingsprojekt (cykelprojekt Hvidovre-Skagen 2014) for medarbejderne på kommunens materielgård (Vej- og Parkafdelingen). Projektet blev gennemført ud fra den forudsætning, at medarbejderne ikke skulle betale skat for deltagelse i projektet (i overensstemmelse med det mundtlige svar, kommunen fik fra SKAT før projektets start). Kommunalbestyrelsen har på sit møde den 17. december 2013 behandlet en redegørelse fra forvaltningen af 13. december 2013 vedr. cykelprojekt Hvidovre-Skagen. På kommunalbestyrelsesmødet den 17. december 2013 blev det besluttet, at der tillige skulle foretages en ekstern advokatundersøgelse. Forvaltningens redegørelse af 13. december 2013 og kommunalbestyrelsens beslutning af 17. december 2013 er vedlagt som bilag. Den eksterne advokatundersøgelse blev gennemført af advokatfirmaet Lett ved advokat Kurt Bardeleben og blev behandlet af kommunalbestyrelsen på møde den 26. august 2014. På kommunalbestyrelsesmødet den 26. august 2014 blev det besluttet at tage advokatundersøgelsen til efterretning, og kommunaldirektøren blev pålagt sammen med kommunens revisor at undersøge de skattemæssige konsekvenser for de enkelte medarbejdere og i forlængelse heraf sikre, at medarbejderne kompenseres for øgede skattemæssige udgifter som følge af deltagelse i projektet. Eventuelle udgifter i den forbindelse skulle afholdes indenfor den eksisterede ramme. Advokatredegørelsen af 21. august 2014 samt kommunalbestyrelsens beslutning af 26. august 2014 er vedlagt som bilag. I forbindelse med den opgave, som kommunalbestyrelsen pålagde kommunaldirektøren den 26. august 2014 om at undersøge de skattemæssige konsekvenser, rettede Hvidovre Kommune igen henvendelse til SKAT. Kommunen bad om at få et bindende forhåndssvar for at sikre, at de skattemæssige konsekvenser nu blev belyst helt rigtigt. SKAT afgav et forhåndssvar, som indebar, at medarbejderne skal betale skat af cyklen (fratrukket det beløb, medarbejderne selv har betalt), af deltagelse i turen og af det kompensationsbeløb, som kommunen eventuelt måtte give. Kommunen valgte at bringe denne afgørelse videre til Skatterådet, og forvaltningen har i den forbindelse haft foretræde for Skatterådet. Skatterådet har besluttet at fastholde svaret fra SKAT, og Hvidovre Kommunalbestyrelse behandlede den 24. november 2015 svaret fra Skatterådet. Kommunalbestyrelsen besluttede her, at sagen ikke skal bringes videre til Landsskatteretten. Skatterådets svar af 25. august 2015 og Kommunalbestyrelsens beslutning af 24. november 2015 er vedlagt som bilag. På kommunalbestyrelsesmødet den 24. november 2015 orienterede borgmesteren kommunalbestyrelsen om Statsforvaltningens henvendelse, som ligeledes var udsendt på e-mail til kommunalbestyrelsen, og som blev omdelt på mødet. Det blev besluttet, at udkast til svar til Statsforvaltningen skulle forelægges på kommunalbestyrelsens møde den 15. december 2015. Kommunalbestyrelsens udtalelse: Hvidovre Kommunalbestyrelse er af den opfattelse, at Hvidovre Kommune er forpligtet til at kompensere medarbejderne for beskatning af værdien af deres deltagelse i kommunens teambuildingsprojekt i sommeren 2014. Dette skyldes: Aftaleforholdet mellem arbejdsgiver og den enkelte medarbejder, nemlig den aftale, som indledningsvist blev indgået mellem kommunen og medarbejderne på baggrund af det første mundtlige svar fra SKAT. Kommunalretlige forhold, herunder at projektet blev gennemført på baggrund af saglige kriterier og med henblik på fremme sundhed og trivsel, nedbringe sygefraværet samt understøtte implementeringen af en ny organisering i afdelingen. Medarbejderne har derfor været i god tro om det bevillingsgrundlag selv om projektet ikke var godkendt eller forankret politisk. Ad 1; Aftaleforholdet mellem arbejdsgiver og den enkelte medarbejder: I forbindelse med projektet blev der indledningsvist givet tilsagn til de deltagende medarbejdere om, at deltagelse i projektet ikke ville være forbundet med skattemæssige udgifter for den enkelte medarbejder. Det var med andre ord en klar forudsætning for medarbejderne, at deres deltagelse ikke var forbundet med omkostninger til beskatning. Netop det faktum, at kommunen inden projektets start spurgte SKAT, om medarbejderne ville blive beskattet af cyklen, understreger, at det var en for alle kendt præmis, at deltagelse ikke udløste økonomiske forpligtelser for den enkelte medarbejder (bortset fra den delvise egenbetaling af cyklen). Desværre fik kommunen et forkert mundtligt svar fra SKAT, hvilket dog yderligere understøtter kommunens gode tro. SKATs medarbejder har efterfølgende bekræftet, at det blev oplyst, at cyklen ikke skulle beskattes. For så vidt angår beskatning af deltagelsen i turen blev dette ikke forelagt SKAT, da teambuildingsprojektet blev gennemført i stedet for to årlige afdelingsseminarer, og derfor også blev finansieret af afdelingens midler - over to år - til efteruddannelse. Projektet blev derfor betragtet som et “sædvanligt” fælles seminar, hvor det ikke er skattepligtigt for medarbejderne at deltage. Hvis den enkelte medarbejder nu selv alligevel skal dække skatteudgiften, vil der efter Kommunalbestyrelsens opfattelse være tale om misligholdelse af den aftale, kommunen som arbejdsgiver har indgået med den enkelte medarbejder. Dette vil i yderste konsekvens kunne føre til en erstatningspligt for kommunen, hvilket advokat Kurt Bardeleben, som forestod advokatundersøgelsen, har bekræftet. Det kan i den forbindelse oplyses, at midlerne til kompensation af medarbejdernes skattemæssige udgift vil blive udbetalt som et engangsvederlag, som finansieres af den eksisterende lønramme, der således ikke vil blive forhøjet som følge af udgiften jfr. kommunalbestyrelsens beslutning af 26. august 2014. . Ad 2; Kommunalretlige forhold: Cykelprojektet Hvidovre-Skagen blev igangsat i forlængelse af en række andre sundhedsfremmende tiltag for medarbejderne i Vej- og Parkafdelingen, bl.a. med henblik på at nedbringe medarbejdernes sygefravær. Således er der inden cykelprojektet gennemført blandt andet helbredstjek via Hjerteforeningen, kostvejledning, rygestopkurser, og kantinen er blevet “hjertesund”. Cykelprojektet blev endvidere igangsat på baggrund af en organisationsændring i Vej- og Parkafdelingen, som indebar nye samarbejdsformer og selvstyrende teams. Formålet med cykelprojektet var således både at understøtte den fortsatte indsats med at forbedre arbejdsmiljøet, fremme en sundere livsstil blandt medarbejderne og nedbringe sygefraværet samt at understøtte en succesfuld implementering af den nye organisering i afdelingen. Kort sagt, formålet med projektet har været at understøtte en effektiv opgaveløsning i afdelingen. Cykelprojektet var iværksat administrativt, men ikke godkendt politisk, og projektets elementer af personalegoder (som viste sig at være skattepligtige), gik langt ud over rammen for, hvad en enkelt afdeling kan iværksætte på egen hånd. Derfor blev den ansvarlige direktør tildelt en irettesættelse, og der er blevet fastlagt retningslinjer og procedurer for at undgå gentagelser i fremtiden. Sammenfattende er det Hvidovre Kommunes vurdering, at kommunen grundet de konkrete omstændigheder hvorunder cykelprojektet er blevet lanceret over for medarbejdere, der har været i god tro, er juridisk forpligtet til at holde medarbejderne skadesløse for de udgifter, som den utilsigtede beskatning påfører dem. Med andre ord ligger hjemlen til at afholde udgifterne til skattebetalinger i, at Hvidovre Kommune i tilfælde af en retssag, ville blive dømt til at holde medarbejderne skadesløse.