Lettere administration for foreninger

Folkeoplysende foreninger i Randers Kommune er blevet tilbudt et administrationssystem, der kan lette især kassererens opgaver. Her i september måned udbyder kommunen gratis kurser i systemet

Hver dag gør de frivillige i foreningerne et stort arbejde, selv om det ofte kan være forbundet med en tungt og besværlig opgave at drive og administrerer en forening. Folkeoplysningsudvalget i Randers Kommune har derfor tidligere på året bevilliget 125.000 kroner til et projekt, der skal gøre det lettere og hurtigere for de administrative frivillige og ledere i de lokale foreninger.
Beløbet bruges til at indføre det fælles IT-system Conventus, der nemt kan håndtere foreningernes mange administrative opgaver. I forvejen benytter 30 foreninger fra Randers systemet.
Siden foråret har de øvrige godt 200 folkeoplysende foreninger haft mulighed for at få systemet. Dog har endnu kun få foreninger taget imod tilbuddet.
”En af de helt store gevinster ved at indføre dette system er, at kontingentopkrævningen går langt lettere og en del foreninger oplever, at de nu endelig får alle kontingenter i kassen.” siger Birgitte Strøbeck.

Stor fordel for foreningslivet
En af de foreninger, der har taget systemet til sig er IF Fjorden. Der fremhæver de, at det ikke kun er en lettelse for kassereren, men i særdeleshed også for instruktørerne i afdelingerne. Foreningens kasserer Hans J: Nicholaisen siger:
”Det er en kæmpe lettelse med online administration. Systemet laver automatisk holdlister. Og nu holder medlemmerne selv styr på deres tilmeldinger og når de skifter e-mailadresse og telefonnumre. Førhen var det alt sammen oplysninger, som instruktøren på det enkelte hold, skulle sørge for at få ind og herefter give dem videre til kassereren. Så nu kan instruktøren koncentrere sig om gymnastikken i stedet for alle de administrative opgaver.”
For foreningerne er der ganske vist en udgift forbundet med at anvende systemet i og med der er tilknyttet et betalingsmodul via NETS og betalingsservice. ”Udgiften varierer efter foreningens størrelse og kan typisk ligge på et par tusinde kroner årligt. Men i en tid, hvor en del foreninger har vanskeligt ved at finde kasserere og ledere, da er det en rigtig god investering for foreningen, at den bruger penge på ting, som gør administrationen lettere,” siger Birgitte Strøbeck.