Inkassoregler: Det skal du huske

De fleste virksomheder oplever af og til, at kunderne ikke betaler gælden som aftalt, og at man derfor er nødsaget til at tage affære. Det er her inkasso kommer ind i billedet, fordi inkasso er inddrivelse af gæld.

Hvem kan foretage inkasso?

I kan i din virksomhed vælge at foretage inkasso selv. Men kundens gæld kan også inddrives af enten en advokat eller et inkassobureau. Et inkassobureau kan være et selskab som Intrum, og vil fungere som jeres eksterne partner. Intrum står i givet fald for al dialog omkring gælden med jeres kunde og sørger for at bibeholde den gode kunderelation.

Inkassoregler

Uanset om I vælger selv at stå for inkasso, eller om I vælger et eksternt inkassobureau, så er det fornuftigt at have et overblik over de gældende inkassoregler. Derfor lister vi de vigtigste op for jer her:

Rykkerprocessen

Det er vigtigt at være opmærksom på, at du skal have fremsendt mindst én rykker som indeholder et varsel om inkasso, inden du kan sende sagen til inkasso.

Efter reglerne kan du allerede sende en rykker dagen efter, at den pågældende faktura er forfaldet. Men i praksis giver det mest muligt mening at man venter med at sende en rykker mindst tre arbejdsdage efter forfaldsdagen.

Det giver mening, fordi en betaling som er betalt rettidigt, ofte først når frem efter et par arbejdsdage.

Antal rykkere

Det er tilladt at sende alle de rykkere som I har lyst til, men man må maksimalt påføre gebyr på tre rykkere.

Det skal desuden fremgå klart og tydeligt, at sagen overdrages til inkasso, hvis ikke fakturaen betales. I rykkerskrivelsen og inkassovarslet bør man give minimum 10 dages betalingsfrist.

Indhold i en rykker

Det skal som sagt fremgå klart og tydeligt, at sagen overdrages til inkasso - og der skal gives en betalingsfrist på minimum 10 dage.

Derudover skal rykkeren også indeholde en finansiel opgørelse. Her angiver man det skyldige beløb, samt de pålagte gebyrer. Det er også vigtigt at I specificerer nøjagtigt hvilken faktura der er tale om.

Krav til inkassoselskab

Hvis I vælger at benytte jer af et inkassoselskab, skal selskabet (ikke så overraskende) have en gyldig autorisation og udøve god inkassoskik.

Når der tales om god inkassoskik, betyder det blandt andet, at selskabet ikke anvender nogle metoder, som udsætter kunden for urimelig skade eller ulemper. Desuden har alle ansatte hos inkassoselskabet tavshedspligt.

Den gode inkassoskik er også vigtig for jeres relation til kunden. Der kan være mange grunde til at en gæld ikke betales, så en god dialog kan sikre et godt samarbejde med den pågældende kunde i fremtiden.

Besøg på kundens adresse

Det er lovligt at man i forbindelse med inddrivelse af gæld, møder op på skyldners adresse. Men det er god inkassoskik at man ikke opsøger skyldner på steder, hvor der ikke er almindelig adgang. I den forbindelse er det også altid god skik at fremsende en forudgående skriftlig varsling om et eventuelt besøg på kundens adresse.

Et inkassoselskab med god inkassoskik vil derfor altid sende et brev med varsling om et besøg, før de sender sine konsulenter ud på et fysisk besøg hos kunden.

Varsling

Selve varslingen skal indeholde en angivelse af sted, dato og det omtrentlige tidspunkt for det pågældende besøg. Derudover skal inkassoselskabets kontaktinformationer fremgå, så kunden kan tage kontakt til selskabet, hvis behovet opstår.

Det er vigtigt at varslingen om besøget IKKE sendes, før fristen på de 10 betalingsdage er udløbet.

Ingen at træffe

Hvis det viser sig, at kunden ikke er til at træffe på det varslede tidspunkt, så må inkassokonsulenterne herefter gerne foretage personlige henvendelser uden varsel. Det skal dog være anført tydeligt i den første varselsskrivelse som kunden har modtaget.

Privatperson

Når der er tale om at kunden er en privatperson, må inkassokonsulenterne kun henvende sig på personens bopæl. Det er dog med undtagelse af, at kunden driver sin egen erhvervsvirksomhed. I et sådant tilfælde, må man kun rette henvendelse på virksomhedens adresse.

Gebyrer til skyldner

Hvis en sag sendes til inkasso, så kan skyldner både pålægges omkostninger og gebyrer før sagen er sendt til inkasso, samt i løbet af selve inkassoforløbet.

Derfor kan det være dyrt at skylde penge.

Rykker og inkassogebyr

De første gebyrer bliver pålagt skyldner allerede ved fremsendelse af rykkere. Der må sendes op til tre rykkere, hvorpå der er pålagt 100 kr i gebyr pr. rykker. Herefter må der yderligere opkræves 100 kr i inkassogebyr, så snart sagen overgår til inkassobehandling.

Kompensationsgebyr

Ifølge et EU-direktiv, må man i en handel mellem virksomheder, opkræve et kompensationsgebyr på 310 kr i tilfælde af forsinket betaling. Der er ingen krav for, hvornår kompensation gebyret må opkræves i løbet af rykkerprocessen.

Omkostninger ved inkasso

Selve omkostningerne ved inkasso vil altid afhænge af fordringens størrelse og er fastsat ved lov. Herudover skal der medregnes administrationsgebyrer og andre gebyrer som I som virksomhed jf. betalingsbetingelserne er berettiget til at opkræve, inden forfaldsdatoen.