Serviceniveauet må meget gerne være højere end forventet

ERHVERVSSERVICE Køge Erhvervsservice bruger i det daglige bruger en stor af sine ressourcer på at understøtte kommunens erhvervsliv med aktiviteter og projekter, der skal fremme vækst og udvikling,
Aktiviteterne består i vejledning, rådgivning og sparring og afholdelse af kurser for kommunens virksomheder og iværksættere.

Stort fokus på service

Udover denne indsats, er den fornemste opgave for erhvervsservicechefen, at sikre at erhvervslivet til daglig får den til enhver tid bedste service i mødet med Køge Kommune, hvad enten der er tale om en henvendelse der drejer sig om svar på et konkret spørgsmål, eller i forbindelse med myndighedsbehandling.
Erhvervsservicechef Rasmus Holst-Sørensen forklarer om serviceindsatsen:
- Det er flere år siden vi i Køge Kommune satte større fokus på at yde en bedre service til erhvervslivet. I første omgang var det mest synlige, at vi skabte en struktur for én indgang til kommunen for kommunens virksomheder, for ad den vej at gøre det nemmere for erhvervslivet at kontakte Køge Kommune, uanset hvad ærindet måtte være.

Farver giver overskuelighed

Med én indgang konceptet på plads og implementeret, har man sidenhen kunnet hæve barren yderligere i bestræbelserne på at levere endnu bedre service.
I maj 2014 begyndte man fx. at kategorisere de opgaver, der er ifm kommunens servicering af erhvervslivet, og for overskuelighedens skyld tildeles opgaverne nu en farve - hvid, grøn, gul eller rød.
De hvide opgaver/sager er de mest enkle, mens de røde er de mest komplekse. Og man har foreløbig rigtig gode erfaringer med denne kategorisering.
- Det virker rigtig godt, at bruge farverkoder til at kategorisere opgaverne med. Det gør, at den tilknyttede kontaktperson hurtigere kan skabe overblik og sætte en tidshorisont på over for virksomheden.
Vi skal så tidligt som muligt i forløbet have afstemt forventningerne, så alle er klar over hvad der ligger i den konkrete opgave, og her gør farverne god nytte.
Ved at kategorisere opgavetypen bliver det meget nemmere at afstemme forventningerne, og beskrive forløbet, både ift indhold og tid. Dermed bliver sandsynligheden for at yde en god serviceoplevelse også langt højere, fortæller Rasmus Holst-Sørensen.

Løbende måling

For at sikre sig, at man hele tiden er på rette vej, måler man løbende indsatsen ved at spørge alle man er dialog med, om tilfredsheden med den service man har fået.
- Vi må ikke hvile på laurbærrene. Vi samler på tilfredshed og ønsker at levere en serviceoplevelse hver gang der er på niveau med, eller helst bedre end forventet.
Derfor betragter vi den service vi yder som en dynamisk størrelse. Vi skal hele tiden være parat til at dreje lidt på kontakterne, hvis der viser sig behov herfor, fortæller erhvervsservicechefen.