Droppede papiret – og sparede 500.000 kr.

DIGITALISERING: 250.000 kr. Så meget har Køge Kommune alene i 2014 sparet på at gå væk fra dagsordener på papir. Med i de 250.000 kr. er investeringer i iPads til byrådspolitikerne – samt licenser til nye digitale systemer medregnet. Så den konkrete besparelse har reelt været større. Og det er altså sparet ved udelukkende at stoppe med at printe og sende papirdagsordenerne ud til politikerne - og i stedet give dem en iPad, hvor de så kan finde dagsordenerne digitalt.
I Aarhus Kommune regnede man med en besparelser på 500.000 kr. om året, da man i 2011 overgik til de digitale systemer. Besparelsen er ikke helt endt på en halv million om året, men det er deroppe af, fortæller stadsdirektør Niels Højberg.
"Vi er nok landet lige under de 500.000 kr. Men det er klart, at der har været en besparelser. Det skyldes blandt andet, at vi f.eks. ikke længere skal sende vagter ud til alle byrådspolitikere en sen fredag aften, fordi der var en tilføjelse til dagsordenen. Bare det at få printet alle papirerne ud, stemple dem og få samlet papirstakkene krævede også sit. Vi måtte have tre store vagter til at hjælpe. Fordi det er så mange år siden, at vi stadig brugte det system, tænker vi i dag nok ikke over, hvor stor en opgave, det reelt var. Men det var en stor opgave," siger han.

Konkrete besparelser

Mens politikerne på byrådsmødet i marts stemte nej til at overgå til digitale dagsordener, har man forlængst omfavnet den digitale udvikling i størstedelen af landets resterende kommuner. Mens en byrådspolitiker i Gribskov blandt andet argumenterede med, at "der er forskel på, hvad vi skal, og hvad borgerne skal" – har Ugeposten tidligere kunnet fortælle, at 80 pct. af landets kommuner allerede har implementeret de digitale systemer. Og meldingen fra kommunerne har samstemmende været, at systemerne ikke alene er så nemme at betjene, at alle kan finde ud af at bruge dem - de gør det også nemmere at være byrådspolitiker.
Og nu kan Ugeposten altså fortælle, at overgangen til de digitale systemer også har givet konkrete besparelser, der har været til at mærke på bundlinjen. Noget, der burde få fråden om munden frem på de fleste politikere i disse sparetider.
I Frederikssund Kommune har man ikke regnet på, hvad man konkret har sparet ved at gå væk fra papirdagsordener. Men det er et væsenligt beløb, fortæller sekretær Karin Petersen. Hun var en af dem, der tidligere stod for at printe og sende dagsordenerne til politikerne.
"Arbejdsgangene er blevet lettet væsentligt. I gamle dage – ja, det føles det faktisk som i gamle, skulle dagsordener og bilag først printes, så skulle de puttes i konvolutter - og til sidst skulle der porto på. Og det var hver uge, der var møder i udvalg eller byrådet. Så det drejer sig om mange, mange sider. Med de digitale systemer har vi sparet meget. Både arbejdstidsmæssigt, men også på porto og papirkontoen. Rigtig meget endda," siger hun.