Ikke ét ord om vild asbest-mistanke findes i kommunens systemer - før rapport fik det hele til at eksplodere

Ikke en mail. Ikke et notat. Ikke et mødereferat. Ikke en orientering. Intet.

Ikke ét ord er der at finde i Aarhus Kommunes journaliseringssystemer om, at man mistænker, at en eller flere personer bevidst går rundt i rådhuskælderen og anbringer asbest. Ikke før politikerne i Teknisk Udvalg i oktober får en rapport i hånden, hvor den alarmerende mistanke, som ifølge Teknik og Miljø daterer sig helt tilbage til 2021, bliver rejst.

Der har fra tidligere ansatte og formanden for Teknisk Udvalg været sået tvivl om, hvorvidt mistanken er reel eller opfundet til lejligheden for at dække over en kritisabel asbesthåndtering, og derfor har Din Avis Aarhus forsøgt at optrevle det papirspor, man må formode, at der er, når en kommune, der normalt journaliserer, noterer og dokumenterer stort som småt, står med så alvorlig en sag.

Men det er ikke lykkedes avisen at finde noget, der kan afkræfte, at teorien om anbragt asbest skulle være et pludseligt påfund.

Papirspor starter i september

I de hundredvis af dokumenter, mailkorrespondancer, tilsynsrapporter og meget andet, som avisen er i besiddelse af, findes der intet.

Derfor har vi specifik anmodet Teknik og Miljø om aktindsigt i enhver form for kommunikation om mistanken, da det ville være naturligt, at forvaltningen havde skrevet om det med asbestrådgiver Jørgen Vendelbo fra DGE Miljø- og Ingeniørfirma, som stod bag oktober-rapporten. Lige så naturligt havde det været med en skriftlig orientering til ledelsen i Teknik og Miljø, måske borgmesteren eller Arbejdstilsynet, eller de eksterne håndværkere i kælderen, eller bare til rådhusets arbejdsmiljørepræsentanter.

Men »der har ikke været en sådan kommunikation,« lyder Teknik og Miljøs kortfattede svar på anmodningen.

Da vi spørger, om det virkelig kan passe, at der ingen kommunikation har været løbende i takt med, at man siden 2021 har gjort flere og flere fund, som man angiveligt finder mistænkelige, lyder svaret:

»Der har ikke været yderligere skriftlig kommunikation omkring emnet end det, du har fået fremsendt (her henviser forvaltningen til DGEs mails med rapportudkast, red.). Under udførelsen af projektet har der løbende været dialoger mellem projektledelsen og vores rådgiver om forhold relateret til asbestprojektet. Der findes ikke referater fra disse mundtlige dialoger.«

Konklusionen er altså, at første gang, der findes noget på skrift, er, da DGE sender det første rapportudkast af fire til Teknik og Miljø den 27. september 2023.

Det kunne ellers også have været oplagt at nævne i den orientering om asbesthåndteringen, som direktør i Teknik og Miljø, Henrik Seiding, og daværende ejendomschef Michael Johansson sendte til byrådet den 3. juli i år, men heller ikke her fandt man anledning til at nedfælde noget på skrift om den alvorlige mistanke, at en eller flere personer går rundt på rådhuset og spreder kræftfremkaldende asbest.

Teknik og Miljø har ikke villet svare på, hvorfor byrådet ikke blev orienteret om det centrale punkt på det tidspunkt.

»Højest mærkværdigt«

I det offentlige er der forskellige krav til, hvad og hvornår en kommune skal dokumentere. Notatpligt, journaliseringspligt og officialprincippet er nogle af de retningslinjer, embedsværket skal styre efter.

Men i tilfældet med mistanken om anbragt asbest, kan det være svært at sige, om Teknik og Miljøs embedsmænd har haft decideret pligt til at dokumentere noget, forklarer eksperter til Din Avis Aarhus. Eksempelvis er der notatpligt, hvis noget har relevans for en beslutning eller en afgørelse i kommunen, men det kan være svært for eksperterne at afgøre, om der har været det ift. sagen om anbragt asbest.

»Til gengæld er der et generelt krav om skriftlighed i den offentlige sektor - bl.a. af hensyn til retssikkerhed,« pointerer Roger Buch, kommunalekspert ved Danmarks Medie- og Journalisthøjskole og formand for Gravercentret, som er overrasket over, at der ikke findes et eneste papirspor.

»Det er da højest mærkværdigt, hvis man ikke sørger for at skriftliggøre den slags ting. Hvis en sådan mistanke eks. fører til en fyring, fordi man finder den påståede gerningsmand, så er det jo enormt vigtigt, at man har dokumenteret det.«

»Og så er det jo helt banalt alvorligt, hvis nogen faktisk går og spreder det her materiale på rådhuset. Derfor bør der være noget skriftlighed omkring det med henblik på at sikre arbejdsmiljøet. Måske er der ikke en decideret pligt til det, men det vil være helt naturligt, at man eks. sender en mail med orientering til en sikkerhedsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant om, at man mistænker, at der bliver spredt asbest.«

Også Sten Bønsing, professor ved Juridisk Institut på Aalborg Universitet og ekspert i forvaltningsret, undrer sig.

»Det virker mærkeligt, hvis der ikke er emails om det, for der foregår efterhånden ikke meget i denne verden, som ikke på en eller anden måde foregår via emails. Men hvis de ikke findes, er det svært at påvise, at der skulle være en pligt til at dokumentere noget.«

Manglende bestilling

I ét konkret tilfælde i asbestsagen skulle Teknik og Miljø dog uomtvisteligt have sørget for dokumentation, konkluderer Sten Bønsing.

Din Avis Aarhus har tidligere forsøgt at kortlægge, hvordan den omtalte oktober-rapport blev til. I den forbindelse fik vi udleveret mails fra DGE-rådgiver Jørgen Vendelbo med fire forskellige og redigerede rapport-udkast. Men der var intet skriftligt fra Teknik og Miljø. Der var ingen mails den anden vej om, hvilke input eller krav forvaltningen havde til indholdet, men heller ikke bestillingen af rapporten eller opgavebeskrivelsen findes på skrift.

Og særligt det sidste er kritisabelt, anfører forvaltningsretseksperten.

»Hvis man bestiller et arbejde ud af huset, så skal der være en eller anden form for skriftligt spor på det. Myndigheder skal jo være klar over, hvad de bestiller. Ellers kan man ikke håndtere arbejdet i det daglige,« forklarer Sten Bønsing.

»Man kan være så uheldig, at en medarbejder mundtligt har bestilt en rapport, og få dage efter er den medarbejder syg eller får nyt arbejde. Så er der jo nødt til at være andre til at overtage. I sådan et tilfælde hjælper det ikke noget, hvis man ikke har dokumentation for, hvad man har bestilt. Så kan man ikke vurdere, om man har fået, hvad man har bestilt og skal betale for.«

Teknik og Miljø har ikke villet svare på, hvorfor der ikke findes dokumentation for bestillingen af rapporten.

Kendt fænomen

Der er ikke belæg for at påstå, at Teknik og Miljø bevidst har undgået skriftlighed i asbestsagen.

Manglende skriftlighed er dog et velkendt fænomen i det offentlige, og der findes adskillige eksempler på penible sager, hvor der af uforklarlige årsager savnes dokumenter. I 2018 kom der en skjult lydoptagelse frem, som antyder, at den slags ikke er tilfældigt, da departementschefen i Indenrigsministeriet blev afsløret i at råde sine ansatte til at »tilrettelægge deres arbejde«, så de kunne undgå aktindsigt.

Det var samme år, som Teknik og Miljø fik kritik af Kammeradvokaten for mangelfuld dokumentation, journalisering og overholdelse af notatpligten i sagen om skandalechefen. Selvsamme kammeradvokat blev to år senere afsløret i at instruere offentligt ansatte i, hvordan de kan begrænse eller helt afslå aktindsigter.

»Det her er desværre et kendt fænomen i både staten og kommunerne. Det er set i en lang række skandalesager, at der er en påfaldende mangel på skriftlighed. Ting bliver ikke noteret, man skriver ikke på mail, der tages ikke referat af møder. Og det er meget mystisk og uforståeligt, at det kan være sådan, fordi rigtig, rigtig meget i en offentlig forvaltning i dag jo foregår på mail,« forklarer Roger Buch.

Han understreger, at han udtaler sig på generelt plan, da han ikke kender årsagen til, at der lader til at mangle dokumenter i asbestsagen.

»Men det er overordnet dybt problematisk for retssamfundet, offentligheden og for den frie og uafhængige presse. For hvis der ikke er skriftlighed, så bliver det meget, meget problematisk at undersøge, hvad der foregår, og hvad der er sket i vigtige sager.«

Teknik og Miljø har ikke ønsket at stille op til interview.